Od 1 października 2025 r. wchodzi w życie system kaucyjny obejmujący wybrane opakowania po napojach. Przedsiębiorcy będą zobowiązani do pobierania kaucji na każdym etapie obrotu tymi produktami. Sprawdź, jak prawidłowo dokumentować pobór kaucji na fakturze i paragonie oraz jakie ma to skutki podatkowe.

System kaucyjny od października 2025 r.

Nowe przepisy wprowadzają obowiązek pobierania kaucji od określonych opakowań na napoje. Od 1 października 2025 r. kaucja będzie doliczana do ceny produktów objętych systemem kaucyjnym, jednak nie będzie wliczana do podstawy opodatkowania VAT.

System obejmie:

• butelki plastikowe (PET) o pojemności do 3 litrów,
• puszki metalowe do 1 litra,
• butelki szklane wielokrotnego użytku do 1,5 litra.

Wysokość kaucji zostanie pobrana na każdym etapie obrotu, od producenta po detalistę, jednak sama kwota kaucji pozostaje neutralna dla celów VAT.

Kiedy powstanie obowiązek podatkowy?

Kaucja nie jest objęta VAT na żadnym etapie łańcucha dostaw. Obowiązek podatkowy powstanie tylko w przypadku, gdy opakowanie lub odpad opakowaniowy nie zostanie zwrócony do systemu.

W takiej sytuacji VAT rozliczy wyłącznie podmiot wprowadzający napoje w opakowaniach objętych systemem kaucyjnym – np. producent lub importer. Pozostali uczestnicy obrotu, tacy jak hurtownie czy sklepy detaliczne, nie będą zobowiązani do rozliczenia VAT z tego tytułu.

Na koniec roku kalendarzowego wprowadzający będzie musiał ustalić, czy liczba opakowań wprowadzonych do obrotu pokrywa się z liczbą zwróconych. Jeśli wystąpi nadwyżka opakowań niezwróconych – od tej różnicy powstanie obowiązek naliczenia VAT.

Jak dokumentować pobór kaucji na fakturze?

Ponieważ pobór kaucji nie podlega opodatkowaniu VAT, nie ma obowiązku wystawiania z tego tytułu faktury VAT.

Co do zasady, pobranie kaucji powinno być udokumentowane notą księgową lub innym dokumentem wewnętrznym.
Jednak – zgodnie z objaśnieniami Ministerstwa Finansów – informacja o pobranej kaucji może być ujęta na fakturze jako element dodatkowy, np. w części informacyjnej dokumentu.

W przypadku zwrotu opakowania lub odpadu opakowaniowego nie wystawia się faktury korygującej, ponieważ transakcja ta nie wpływa na wartość sprzedaży opodatkowanej VAT.

Jak dokumentować kaucję na paragonie?

Podatnicy sprzedający napoje w opakowaniach objętych systemem kaucyjnym osobom fizycznym (czyli sprzedaż detaliczna dokumentowana przy użyciu kasy fiskalnej) nie powinni ujmować kwoty kaucji w części fiskalnej paragonu.

Informacja o pobranej lub zwracanej kaucji może natomiast pojawić się w części niefiskalnej paragonu – na przykład pod głównym zestawieniem towarów.

Najważniejsze zasady w skrócie

• Kaucja nie podlega VAT na żadnym etapie obrotu.
• Obowiązek podatkowy z tytułu niezwróconych opakowań dotyczy wyłącznie wprowadzającego napoje na rynek.
• Pobranie i zwrot kaucji dokumentuje się notą księgową lub informacją na fakturze (element dodatkowy).
• Na paragonie kaucja pojawia się w części niefiskalnej.

Podsumowanie:

System kaucyjny to nowe obowiązki dla przedsiębiorców, ale również krok w stronę bardziej zrównoważonego obrotu opakowaniami. Aby uniknąć problemów z rozliczeniami, warto już teraz dostosować procedury księgowe i sprzedażowe do nadchodzących zmian.