ZUS ponownie zabrał głos w sprawie oskładkowania zwrotu kosztów dojazdu do pracy. W najnowszych interpretacjach z marca i kwietnia 2025 r. Zakład stwierdził jednoznacznie, że zarówno ryczałty, jak i karty przedpłacone finansowane przez pracodawcę powinny stanowić podstawę wymiaru składek na ubezpieczenia społeczne.

Zwrot kosztów dojazdu jako przychód ze stosunku pracy

Zgodnie z przepisami ustawy o systemie ubezpieczeń społecznych, podstawę wymiaru składek dla pracowników stanowi przychód z tytułu zatrudnienia w ramach stosunku pracy – w rozumieniu przepisów o podatku dochodowym od osób fizycznych. Obejmuje on wszelkiego rodzaju wypłaty pieniężne i świadczenia w naturze, z wyjątkiem tych, które zostały wprost wyłączone w tzw. rozporządzeniu składkowym.

Zgodnie z § 2 ust. 1 pkt 26 rozporządzenia, z podstawy wymiaru składek można wyłączyć korzyści materialne o charakterze niepieniężnym, wynikające z przepisów płacowych lub regulaminów wynagradzania, jeśli polegają one na korzystaniu z bezpłatnych lub częściowo odpłatnych przejazdów środkami transportu – np. transportu publicznego lub zorganizowanego przez pracodawcę.

Wątpliwości przedsiębiorców dotyczyły jednak tego, czy zwrot kosztów dojazdu do pracy – w formie ryczałtu lub karty przedpłaconej – również może korzystać z tego zwolnienia.

ZUS: karty przedpłacone podlegają oskładkowaniu

W interpretacji z 19 marca 2025 r. (DI/100000/43/124/2025) ZUS uznał, że przekazywane pracownikom karty przedpłacone na zakup biletów komunikacji publicznej, kolejowej lub wynajem środków transportu nie spełniają warunków do zwolnienia ze składek.

W opisanym przypadku karty miały być finansowane częściowo przez pracodawcę i mogły być wykorzystywane wyłącznie na cele związane z dojazdem do pracy. ZUS stwierdził jednak, że takie świadczenie ma charakter pieniężny, a nie rzeczowy.

„Karty przedpłacone nie są tożsame z biletami lub bonami uprawniającymi do korzystania z konkretnej usługi transportowej – stanowią one świadczenie pieniężne, które należy wliczyć do podstawy wymiaru składek” – podkreślił ZUS w interpretacji.

W efekcie, wartość kart przedpłaconych finansowanych przez pracodawcę musi zostać oskładkowana.

Ryczałt za dojazdy również ze składkami

Podobne stanowisko ZUS zajął w interpretacji z 3 kwietnia 2025 r. (DI/200000/43/316/2025) dotyczącej ryczałtowego dofinansowania kosztów dojazdu.

Pracodawca zapytał, czy wypłacany pracownikom ryczałt – ustalony w regulaminie lub umowie o pracę – może być zwolniony ze składek, jeśli stanowi jedynie zwrot faktycznie ponoszonych kosztów dojazdu prywatnym samochodem.

ZUS odpowiedział jednoznacznie:

„Wyłączenie ze składek dotyczy wyłącznie korzyści materialnych o charakterze niepieniężnym, polegających na korzystaniu z transportu publicznego lub zorganizowanego przez pracodawcę. Ryczałt pieniężny wypłacony pracownikowi stanowi przychód, od którego należy odprowadzić składki na ubezpieczenia społeczne.”

Oznacza to, że nawet jeśli ryczałt nie przekracza rzeczywistych kosztów przejazdów i jest wypłacany tylko za dni świadczenia pracy, nie korzysta on ze zwolnienia z oskładkowania.

Jakie świadczenia mogą być zwolnione ze składek?

ZUS przypomina, że ze składek można zwolnić wyłącznie te świadczenia, które spełniają łącznie następujące warunki:

• wynikają z układów zbiorowych pracy, regulaminów wynagradzania lub przepisów o wynagradzaniu,
• mają charakter niepieniężny,
• umożliwiają korzystanie z bezpłatnych lub częściowo odpłatnych przejazdów środkami lokomocji,
• dotyczą transportu publicznego lub organizowanego bezpośrednio przez pracodawcę (np. dowóz pracowników autobusem firmowym).

Każde świadczenie, które przyjmuje formę pieniężną – niezależnie od tego, czy jest to karta przedpłacona, czy ryczałt – będzie traktowane jako przychód ze stosunku pracy i objęte obowiązkiem naliczenia składek ZUS.

Wnioski dla pracodawców

Z interpretacji ZUS wynika jasno, że:

• zwrot kosztów dojazdu do pracy – w formie ryczałtu lub karty przedpłaconej – podlega oskładkowaniu,
• zwolnieniem mogą być objęte jedynie świadczenia niepieniężne, umożliwiające faktyczne korzystanie z transportu publicznego lub zorganizowanego przez pracodawcę,
• pracodawcy powinni weryfikować swoje regulaminy wynagradzania i zasady przyznawania dofinansowań, by uniknąć błędów w rozliczeniach składkowych.

Podsumowanie:

ZUS konsekwentnie uznaje, że wszelkie świadczenia związane ze zwrotem kosztów dojazdu do pracy, które mają formę pieniężną – nawet jeśli służą pokryciu rzeczywistych wydatków pracownika – powinny być uwzględnione w podstawie wymiaru składek. Zwolnieniu podlegają wyłącznie świadczenia rzeczowe w postaci zapewnienia transportu przez pracodawcę lub biletów na komunikację publiczną.